工厂物料编码规则技巧

对于制造企业而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上万种物料，如果没有可做唯一标示的物料代号，而仅靠物料名称或者其它途径作管理依据，很难想象企业如何合理管理物料。要实现物料的科学管理，物料编码是基础。

 

 

物料编码对于制造企业而言，是一项非常专业而艰巨困难的工作。物料编码一旦出错，后续修改也相当的困难，所以物料编码相当于大厦的地基，一开始就应该务必正确，或应该花更多的时间在上面。物料编码的正确/成功与否，是整个ERP信息化实施成功的基石。

 

 

一、物料编码的功能

 

 

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。

 

在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而借着物料编码，使各部门提高效率，各种物料数据传递迅速、意见沟通更加容易。

 

物料编码的功能如下：

 

1、增强物料数据的正确性；  

物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。

 

2、提高物料管理的工作效率；  

物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。

 

3、利于信息化系统的管理； 

物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用信息化系统作更有效的处理，以达到物料管理之效果。

 

4、降低物料库存、降低成本；  

物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。

 

5、便于物料之领用；  

库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。

 

6、便于压缩物料的品种、规格。  

对物料进行编码时，可以对某些性能相近或者相同的物料进行统一、合并和简化，压缩物料的品种、规格。

 

 

 

二、物料编码的误区

 

 

1、要求物料编码表述大量的信息

部分企业由于缺乏物料编码的经验，在制定编码规则的时候，往往希望制定出一套万能的、一见到编码就可以知道物料所有情况的规则。包括物料种类、属性、供应商信息，甚至包括存放仓库的信息。这些对于编码的过高期望，都是由于没有编码制定经验造成的。期望越高，失望就越大。编码就是编码，它无法表达其根本无法承载的过多信息。

 

2、把制定编码规则的工作交给个别人或部门去完成

企业的管理层往往习惯把编码工作交给技术部门或者某个资深员工来主持完成。这种做法忽略了一点，编码真正使用最多的是物料管理部门、财务部门，而非制定编码规则的技术部门。制定物料编码，应该联合技术部门、物料管理部门、财务门，组成制定团队共同完成。

 

 

三、物料编码的原则

 

 

物料编码必须合乎编码的原则。合理的物料编码，必须具备下列基本原则：

 

★简单性 

★分类展开性 

★完整性 

★单一性  

★一贯性  

★可伸缩性  

★组织性 

★适应计算机管理 

★充足性

 

 

1、简单性   

 

编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。切记物料编码在应用文字元号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。

 

2、分类展开性   

 

物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进制，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进制，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。

 

3、完整性    

 

在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。

 

新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。

 

4、单一性  

 

物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码。

 

如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。

 

5、一贯性   

 

物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。

 

6、伸缩性  

 

物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。

 

7、易记性  

 

在不影响上述原则的基础上，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。

 

 

 

四、物料编码的技巧

 

 

1、编码规则需尽可能反映物料大类。

物料大类可以让我们对物料的类别有一个直接的判断。比如我们每天都在使用移动电话，如果我们看到139号段的号码，就知道是移动的来电。

 

大类的划分原则往往是：

 

第一码：产成品、半成品、原材料、辅料、低值易耗，主要供财务使用；

第二码：真正的类别，依据企业不同的情况具体制定。

 

2、编码需要长短适中。 

按照人的记忆习惯，7-13位的编码是比较合理的。

 

3、尽量不要使用有特别意义的编码。

很多物料编码的初衷是为了清晰明了地表述物料，如将钢板编码成GB，简单易懂。但随着物料种类的增加，以GB编码的物料也不再仅限于“钢板”，“钢笔”就以GB命名。

 

4、避免使用难以交流和区别的字符。

文字代表了中华民族博大精深的文化，拼音更被誉为世界上最复杂的字符之一。如果单纯通过拼音字母，如G和J，很大部分人会因为不标准的发音而难以进行区分。另外，字母L的小写打印出来以后和数字1没有区别，O打印出来后和数字0没有区别等等。我们在制定编码规则过程中，要尽量避免使用这些容易产生混淆的字符。

 

5、不要把可能变动的信息编入编码。

什么是可能变动的信息？举个最简单的例子，现在很多企业将员工编码规则定为：部门号+流水码。个人认为这是最不合理的编码，员工如果发生人事变动或者岗位变换，编码就无法准确表述其所在部门。如果员工的人事和岗位变动频繁了，编码反而成为企业的困扰。

 

 

五、物料编码规则举例

 

 

下面看一个简单的物料编码规则的例子，采用英文字母（2位）做为大分类代码，可以用拼音缩写，也可以用英文缩写，只要便于记忆：

 

CP（成品）

YL（原料）

WB（外包材）

LB（劳保）

SJ（试剂）

PJ（配件）

HR（人员）

RS（对照品）

......

 

在每一项大分类下，用2位数字流水号做为子分类，比如对外包材的分类：

 

WB01（说明书）

WB02（小盒）

WB03（大箱）

......

 

具体的物品代码在每一个子分类下，用3位数字流水号代表具体的物品种类，比如试剂中和各种酸：

 

SJ01001（硫酸）

SJ01002（盐酸）

SJ01003（磷酸）

......

 

最后两位是规格代码，用连接符“-”区分，采用2位数字流水号区分，同一种物料可能会用不同的规格，不同的纯度、不同的应用范围，不同的生产厂家，需要加以区分，但因为都属于同一种物品，使用相同的前缀，有利于编码的统一性，也方便使用和扩展。

 

这样总的代码长度为10位，“主分类”+“子分类”+“流水号”+“-”+“规格”，最后举一个例子，比如：CP01001-01。

 

“CP”代表成品

“CP01”代表成品下的一个子类：片剂

“CP01001”代表片剂下的某一个产品：XXX片

“CP01001-01”代表XXX片的一个包装规格

 

 

制定完善的物料编码规则只是物料编码工作的第一步。如何使制定的编码规则在企业内部真正得到推行，改善和解决技术、物管、财务等部门各自为政、多套编码并存、多种物料称谓混乱等企业管理问题，也是物料编码工作中实质性的一步。